102 | PUBLIREPORTAGEm diretório global das tic | 103 ® transformação digital: Quando nos DIVIDIMOS ENTRE SER PIONEIROS OU SEGUIDORES Paulo M. Gomes Country Sales General Manager Large Accounts & Global Document Outsourcing A ambição da transformação digital permanece por realizar na maior parte das organizações, é o que demonstra um estudo realizado pela Xerox junto dos líderes de TI. O desejo de adotar e trabalhar segundo processos digitais em vez de continuar a ser uma empresa com base em papel, é claro e forte, mas a maioria das empresas ainda não tem planos para liderar a mudança. Do estudo “Digitisation at Work” realizado pela Xerox em parceria com a Coleman Parkes Research 1 , verifica-se que cerca de 58 por cento dos inquiridos acredita que a transformação digital pode acelerar a eficácia dos processos. Mas em contraponto, ainda uma grande percentagem dos inquiridos afirma que aos dias de hoje, continuam a criar e a adicionar processos em papel, embora acreditem que estes mesmos processos são demasiado dispendiosos e que representam um claro risco à segurança da informação. Apesar do estudo “Digitisation at Work” apresentar um enorme otimismo dos gestores inquiridos, este é um caminho que tem ainda muito que percorrer. A redução de custos obtida através da transformação digital dos processos empresariais, é uma das vantagens apontada por mais de 40 por cento dos gestores inquiridos e os decisores acreditam que no espaço de 2 anos, apenas 9 por cento de processos empresariais essenciais estará dependente de papel. Mas em paralelo, cerca de metade da amostra admite que os processos das suas empresas ainda dependem muito ou na totalidade do papel e cerca de um terço (29%) ainda comunica com os clientes através de suporte em papel em vez de e-mail ou de outros canais digitais. Setor financeiro menos otimista 45 por cento dos executivos inquiridos realça que a dificuldade ou morosidade na análise dos dados e os riscos da segurança Soluções simples e eficientes de workflow automation, são a solução para aumentar o número de colaboradores com diferentes níveis de conhecimento e responsabilidade, capazes de fazerem a gestão dos seus documentos e processos, com o mínimo de treino. da informação, são as maiores dificuldades que o setor financeiro sente ao basear a sua actividade em processos em papel. Ainda assim a verdade é que uma em cada cinco (17%) ainda não começou a digitalizar qualquer das áreas chave, incluindo desenvolvimento de produto, faturação, gestão de clientes, RH ou gestão de contratos. Mudar o trabalho Trabalhar a mudança Lembra-se de quando ouviu dizer que a tecnologia iria facilitar a sua vida? Que faria por si o trabalho árduo, para que pudesse desfrutar de mais tempo para si e para o crescimento do seu negócio? A Xerox lembra-se. Em Portugal, como em todo o mundo, os conceitos BYOD (Bring Your Own Device), IoT (Internet of Things), Mobility ou Appification, estão em todo o lado, promovendo a mobilidade dos utilizadores. E os processos organizacionais e em última análise a forma como as empresas trabalham não pode estar fora desta realidade. Mas mesmo com todo o entusiasmo que se vai gerando em torno destes conceitos, a maior parte das vezes, parece que são os utilizadores a trabalhar para a tecnologia e não o contrário Então o que correu mal? E como resolvemos este problema? Como podemos fazer com que o trabalho se faça de melhor forma? Se virmos bem como as empresas trabalham, percebemos que, por trás de qualquer negócio, estão processos e documentos, sejam eles em papel ou digital. Os processos existem para assegurar a comunicação das coisas certas às pessoas certas na altura certa. E isso é feito através de documentos com informações críticas para o negócio. Escolher o parceiro certo é parte do sucesso Tanto os CIO’s como os CFO’s concordam que a gestão de IT tem que ser um contribuinte activo para o aumento da eficiência organizacional. Só assim será possível libertar recursos para áreas críticas ao sucesso dos seus negócios. Mas a resposta não está apenas dentro das organizações. Estas não são, nem têm que ser, especialistas em todas as áreas e os recursos não são ilimitados. É por isso que a realidade atual se enquadra numa necessidade de trabalhar em rede e com os melhores especialistas nas respectivas áreas. Isso tornou-se fundamental para que as organizações se possam centrar no seu core business de forma a melhorarem a sua produtividade, eficiência e fazer crescer os seus resultados. Mas a realidade é que poucos são ainda os fornecedores de serviços de gestão de impressão que estão preparados para dar resposta global a estes desafios. Uma das questões muitas vezes descurada pelas organizações, na busca da solução financeiramente mais económica, é a da correcta selecção do parceiro de outsourcing. É necessário perceber se o parceiro escolhido tem a capacidade de implementar um plano integrado, que permita escalabilidade, flexibilidade para integrar os diferentes processos da organização e que adicione inovação. Ao mesmo tempo é fundamental ter a capacidade de conseguir acompanhar o cliente com um programa de transição para as novas soluções e processos, de forma coerente com os objectivos da própria organização. Enquanto líder em tecnologia e serviços de gestão de impressão (managed print services), a Xerox tem tentado, ao longo das últimas décadas, olhar sempre mais à frente investindo na capacidade de inovação, transformação e de estabelecimento das parcerias certas, para cumprir o compromisso de transformar os desafios das empresas em resultados mensuráveis e sustentáveis ao longo dos anos. Xerox Um passo em frente A Xerox tem vindo a liderar a transformação das organizações, identificando o que poderá vir a ser o futuro da impressão e de todas as infra-estruturas tecnológicas a elas relacionadas, nomeadamente tudo o que tem a ver com a gestão de documentos e os respectivos fluxos documentais e processos de trabalho. Para a Xerox a necessidade de transformação digital das organizações já foi há muito identificada, o que nos colocou numa posição de liderança, que principais analistas de mercado reconhecem. roteiro para automatizar os workflows de documentos Avaliar e Otimizar: Avaliar e Otimizar, através de ferramentas que possibilitam efectuar um levantamento rigoroso e exaustivo do custo total de exploração (TCO), é possível desenhar uma solução optimizada para o cliente, tendo em conta, por exemplo rácios por equipamento e métricas de sustentabilidade. É possível apresentar ao cliente vários cenários de revisão dos diferentes ambientes de impressão (centralizada e descentralizada) para que o cliente possa tomar as suas decisões mediante os objectivos que pretende alcançar. Proteger e Integrar Integrando todas as novas funcionalidades de mobilidade de modo seguro, respondendo ao desafio de que o escritório não é mais um lugar físico ao mesmo tempo que é feita a migração de ambientes em papel para o digital. Automatizar e Simplificar Para ajudar as empresas a automatizarem, simplificarem e reduzirem a utilização de papel nos seus processos de trabalho, garantindo eficiências através da automatização de workflows documentais.
