a economia digital 130 em portugal 2018 2. A Tecnologia na Transformação do Outsourcing/Nearshoring ESQUEMA EXECUTIVO DOS PRINCIPAIS FLUXOS E ATIVIDADES DA SOLUÇÃO INTEGRADA E AUTOMATIZADA 1 ENTIDADES DE EXECUÇÃO Envio de notificação 2 3 CÂMARA DE PENHORAS Classificação e Recolha de Dados (caso aplicável) ENTIDADES BANCÁRIAS Papel Ficheiro Portal/ Imagem lmportação de registos 4 Obtenção de Dados de Executado 5 Envio de Dados de Executado Exemplo de processamento de notificação que percorre todas as etapas de processamento 6 Validação de Processo (sem duplicado; não insolvente/PER; sem data óbito) Existem, no entanto, notificações que decorrente das validações efetuadas apenas percorrem determinadas etapas 7 Obtenção de Posição de Executado 8 Envio da posição bancária do Executado 9 Aplicação das regras de negócio e determinação de ação a executar Carta Ficheiro Portal 10 Envio de ação a executar (cativo, transferência, levantamento, marcação de conta) 11 Execução de ação e envio do resultado da operação 13 Receção da resposta a notificação 12 Geração da notificação de resposta Fonte: SIBS Processos A "Câmara de Penhoras" conferiu, aos aderentes, uma redução substancial de custos, dos erros e do risco operacional, entre outras vantagens os vários intervenientes, EE e IF (gestão multicanal); Garantia de cumprimento dos requisitos legais definidos na legislação específica e flexibilidade para adequação às suas alterações; Centralização e uniformização dos fluxos de negócio e informação associada; Otimização e agilização dos processos de negócio, através da automatização, sempre que possível, de processos de recolha, decisão e análise; Eliminação do papel através da digitalização, no inicio do fluxo de processamento, e circulação eletrónica de processos/documentos, adotando uma abordagem paperless; Disponibilização de mecanismos para uma monitorização mais eficaz e eficiente dos processos (registo de evidências de todas as operações efetuadas; consulta e validação em tempo real do estado de cada operação, cumprimento de níveis de serviço, desempenho global e por colaborador/ órgão); Redução do risco operacional em conformidade com a regulamentação nacional existente para o setor. Resultados A implementação da "Câmara de Penhoras" conferiu, aos seus aderentes, uma otimização da prestação deste serviço,
131 a economia digital eliminação definitiva do papel no tratamento dos pedidos e ainda a oportunidade para focar o tempo e recursos nas suas atividades core. Esta otimização foi concretizada através de: Redução substancial de custos: Transformação de custos fixos em variáveis através da redução de pessoas envolvidas nas operações manuais, por via da automatização, robotização e externalização do serviço; Redução de iterações com entidades externas: Centralização das iterações com as EE numa única entidade, conferindo maior rapidez e simplicidade ao processo e, em simultâneo, na uniformização dos formatos de comunicação com as referidas entidades; Gestão mais eficiente das restantes atividades manuais: gestão automática de prioridades e distribuição dos processos por operadores, com gestão integrada de Slas e produtividade; Redução de erros e risco operacional: A automatização do processo e consequente redução da intervenção manual, permitiu aumentar a qualidade da informação tratada e reduzir os erros no processo de cálculo do montante penhorável e de montantes cativos. Permitiu, adicionalmente, criar mecanismos de penhoras automáticas de novas entradas, bem como de tratamento automático de penhoras sucessivas e sobreposição de penhoras cíveis por fiscais. Este projeto permitiu à SIBS criar mais uma referência no mercado, consolidando a sua posição e criando condições para alcançar os seus objetivos em termos de experiência digital e lançamento de novas iniciativas transformacionais. REDUÇÃO DE CUSTOS Custo Inicial -35% Custo com optimização Fonte: SIBS Processos Alguns factos e métricas: Cinco bancos atualmente em produção, nomeadamente Caixa Geral de Depósitos, Millennium BCP, ActivoBank, Crédito Agrícola e Santander Portugal; Redução do custo unitário entre 25% a 35% Importação inicial de mais de 1.3 milhões de pedidos dos sistemas atuais das IF para suportar o tratamento de pedidos subsequentes; A informação passou a estar disponível de forma centralizada, imediata e 24x7 para todas as áreas das IF (inclusive balcões); Tratamento de todos os pedidos recebidos no próprio dia, independentemente da entidade e volume de pedidos, com tempo médio de tratamento em minutos (para pedidos sem necessidade de intervenção manual) versus um tempo médio de dias, ou mesmo meses em função do volume de pedidos enviados pelas EE; Importação e tratamento de mais de 2.1 milhões de pedidos na Câmara de Penhoras desde a entrada em produção; Tratamento diário e online de todas as novas entradas a crédito (milhares por dia por IF). Coordenação/Autoria: Marco Soares, SIBS A automatização dos processos e consequente redução da intervenção manual, permite aumentar a qualidade da informação tratada e reduzir os erros nos processos de cálculo em portugal 2018 2. A Tecnologia na Transformação do Outsourcing/Nearshoring
