a economia em portugal 2017 digital 1.2 Administração Pública 26 Permitir um acesso simples e fiável a conteúdos informativos criados especificamente para cada público-alvo. Ter uma imagem consistente para todos os organismos e serviços digitais, definir um padrão de qualidade para a transformação digital de todos os serviços da Justiça e tornar-se assim num caso de referência de boas práticas num processo de transformação digital. Segurança Social Entrega e Validação Online da Declaração Mensal de Remunerações Melhorar a experiência de utilizador e qualidade da informação. Simplificação administrativa. Resultados O projeto foi lançado no início do segundo semestre de 2017, logo não tinha resultados à data de edição deste estudo. A partir do lançamento foram medidos e analisados constantemente a utilização dos serviços, bem como o nível de aceitação e clareza dos conteúdos produzidos. Métricas Disponibilização do catálogo dos 14 organismos da Justiça e dos serviços disponíveis, usando uma imagem consistente e centralizada. Estimam-se +25 utilizadores back-office para +50 diferentes serviços, +300.000 visitas por ano. Ensinamentos e Fatores Críticos de Sucesso Pensar no projeto não como o desenvolvimento de um portal, mas sim como o primeiro passo de um novo paradigma da transformação digital, tendo no centro as necessidades do cidadão. Benchmark da presença de outros Estados na internet com especial enfoque no top 10 do ranking de eGov das Nações Unidas (exemplo: gov.uk). Adoção de metodologias inovadoras que permitiram contar com a proximidade e interação com os utilizadores mais cedo no ciclo de desenvolvimento, trazendo-os para o centro do projeto em fases como os testes ou a recolha de elementos para melhoria dos processos (ex: Google analytics, tag-manager & optimize). Coordenação: Bernardo Brandão, Joana Castro e Costa e Teresa Marques, Gfi Desde 2001, que a Segurança Social disponibilizou um conjunto de canais alternativos de entrega de Declaração de Remunerações, como sejam, o DRI - Declaração de Remunerações pela Internet (destinado a empresas com mais de dez trabalhadores) e o DRO - Declaração de Remunerações online (destinado a micro e pequenas empresas). No entanto, nunca existiu qualquer validação de dados no momento da entrega, o que originava a entrada de erros no sistema de informação e consequentes ineficiências, como seja o tratamento manual de erros em back-office e impactos nas contas correntes das empresas e dos trabalhadores. Foi neste contexto que surgiu o projeto de Entrega e Validação Online das Declarações Mensais de Remunerações (DR), associando ainda uma forte componente de alteração tecnológica. A disponibilização foi feita através da nova Segurança Social Direta, suportada na nova plataforma da Segurança Social, que na sua conceção colocou a empresa e o cidadão como ator principal no Sistema de Informação da Segurança Social, facilitando-lhes o acesso e a utilização, dando-lhes autonomia e uma melhor experiência de utilizador. Face à sua dimensão e ao impacto na vida das empresas, o projeto foi divido em três etapas distintas no tempo, correspondentes a três grandes grupos de erros a validar eletronicamente, tendo culminado em setembro de 2016, com a rejeição eletrónica de declaração de remunerações, para todos os tipos de erro. Objetivos Este projeto tem na sua natureza objetivos de simplificação administrativa, assim como de reforço no combate à fraude e evasão contributiva, através da utilização crescente de tecnologias de informação em código aberto.
27 em portugal 2017 1.2 Administração Pública a economia digital No imediato pretendeu-se simplificar e desmaterializar todo o processo administrativo associado à entrega de DRs, através da centralização num único canal de entrega, com um processo de validação integrado, evitando assim a entrega da DR com erros. Desta forma o processo tornou-se mais transparente para a empresa, mais imediato e possível de ser executado com total autonomia. O objetivo último do projeto teve subjacente a necessidade de reforçar a qualidade da informação residente no Sistema de Informação da Segurança Social, contribuindo assim para aumentar a eficiência no combate à fraude e evasão contributiva, bem como a qualidade na atribuição de prestações sociais, como por exemplo pensões, parentalidade e subsídio de desemprego. Resultados Houve uma clara redução do tempo gasto pelas empresas no processo administrativo de entrega das DRs, correspondendo a uma redução significativa dos custos de contexto e a possibilidade de afetação daquele tempo poupado a tarefas de maior valor acrescentado. Verificou-se, igualmente, uma redução das solicitações presenciais e telefónicas aos serviços da Segurança Social e também uma redução do tempo médio de cada uma das solicitações. Desde a implementação deste processo de validação online é possível verificar uma redução muito significativa das DRs com erros. Neste sentido, o esforço associado ao tratamento administrativo do processo foi claramente reduzido, permitindo a reafectação de recursos a outros processos. Métricas Em janeiro de 2016 foram recebidas cerca de 613 mil DRs que deram origem a cerca de 360 mil erros no SISS. No período homólogo de 2017 foram recebidas cerca de 613 mil DRs, tendo sido gerados cerca de 84 mil erros, o que constitui uma redução de cerca de 75%. Esta alteração permitirá uma diminuição de custos de contextos para as empresas, estimada em aproximadamente 2 milhões de euros por ano. Ensinamentos e Fatores Críticos de Sucesso Um dos principais fatores de sucesso foi a comunicação permanente e alinhada com as necessidades e objetivos dos destinatários finais no caso presente, as empresas. Foi igualmente fundamental a construção de uma plataforma tecnológica robusta e fiável, com capacidade para acomodar serviços web com tempos de resposta muito curtos e com picos de acessos no período de 1 a 10 de cada mês. A principal lição a retirar deste projeto é que é fundamental a implementação de uma estratégia integrada de gestão da mudança, que envolva todos os stakeholders, desde instituições da Segurança Social, empresas, organizações representativas das empresas e, no caso concreto, a Ordem dos Contabilistas Certificados. Coordenação: Miguel Leocádio, Novabase
