a economia em portugal 2017 digital 1.2 Administração Pública 18 A existência de um sistema único nacional, com dados operacionais, em tempo real, oferece benefícios transversais aos vários intervenientes no processo educativo Uma solução de gestão escolar para todas as escolas, mais eficiente, facilitadora de processos estandardizados e menos onerosa para as escolas. Dados integrados em tempo real, viabilizando a gestão mais eficiente do sistema educativo. Suporte à monitorização do sistema educativo, na medida em que permite construir um repositório de informação longitudinal que possibilite um acompanhamento e uma ação preventiva sobre os percursos escolares e o estudo das condicionantes do sucesso e do insucesso escolar. Para os encarregados de educação, é disponibilizado um conjunto de funcionalidades que contribuem para uma maior simplificação e transparência de processos e o incremento da eficácia e da eficiência da sua interação com a escola. Resultados A existência de um sistema único nacional, com dados operacionais, em tempo real, vem assim inaugurar um caminho que suporta o conhecimento alargado do sistema, o ciclo de vida completo do aluno no seu percurso escolar, dados atualizados à realidade diária do sistema, e uma base de dados que tende a absorver necessidades das diversas áreas de negócio do sistema de educação, eliminando a necessidade de desenvolvimento e manutenção de outros sistemas de recolha de dados em paralelo. Os benefícios são transversais aos vários intervenientes no processo educativo: Para a administração educativa: informação consolidada em tempo real que permite desenvolver análises com níveis diversos de desagregação para apoiar o processo de tomada de decisão, favorecendo maior fiabilidade no processo de planeamento do sistema e uma melhor articulação dos serviços; Para as escolas: melhor articulação com os serviços de administração educativa, desmaterialização e uniformização de processos, redução das tarefas de reporte de informação, melhoria dos processos de gestão de alunos e da interação com os encarregados de educação; Para os docentes: visão holística do percurso escolar de cada aluno, articulação mais facilitada com os encarregados de educação, uniformização de tarefas administrativas; Para os encarregados de educação: comunicação mais fácil e ágil com docentes e escola, simplificação e desmaterialização de tarefas administrativas na sua relação com a escola; Para os alunos: acesso a informação facilitada. Métricas O sistema beneficiará, numa primeira fase, o universo dos agrupamentos de escolas e escolas não agrupadas tuteladas pelo Ministério da Educação e as escolas privadas com contrato de associação num universo de cerca de 890 e 1.000.000 de alunos abrangidos, nos diversos níveis de ensino do pré-escolar até ao 12ºano, e nas distintas ofertas educativas para jovens, quer ofertas gerais, quer de dupla certificação, quer de ensino artístico. Beneficiará cerca de 1.500.000 utilizadores entre pessoal docente e não docente, diretores escolares, colaboradores dos serviços da administração educativa e encarregados de educação. Permitirá o aumento de serviços online, a redução de formulários em suporte físico, a redução de deslocações às secretarias escolares e outros serviços. Permite, ainda, reduzir a multiplicidade de aplicações de gestão nas escolas, que constitui um entrave à uniformização de processos. O sistema está atualmente em produção num universo piloto com roll-outs de generalização a decorrerem durante o ano letivo de 2017/2018.
19 em portugal 2017 1.2 Administração Pública a economia digital Após a fase de investimento inicial e depois da sua plena implementação no universo das escolas, o sistema permite uma redução da despesa das escolas em sistemas de gestão escolar na ordem dos 2.500.000€/ano. Desenvolvimentos Futuros: O sistema foi desenvolvido de forma modular, de modo a permitir extensões no futuro que abranjam outros processos. Estão já previstas três extensões com inícios de desenvolvimento previstos para 2018 e que abrangem processos de tramitação de pedidos de equivalências de habilitações adquiridas em sistemas educativos estrangeiros, processos de gestão das atividades de desporto escolar e processos de gestão das provas de aferição. Ensinamentos e Fatores Críticos de Sucesso Apesar de resultar em tempos de desenvolvimento mais longos, o E-360 tem beneficiado da utilização de metodologias participativas que permitem o envolvimento dos utilizadores desde a fase de desenho de processos até à fase teste, quer em termos de funcionalidade quer em termos de usabilidade. Assim, através de técnicas de design thinking e de experiência do utilizador procura-se antecipar reações à utilização e definir estratégias para gestão da mudança, ao mesmo tempo que se adotam soluções que sendo centrais e estandardizadas respondem às necessidades específicas dos diversos tipos de utilizadores. Tem-se revelado particularmente importante para a aceitação do sistema, a consideração das particularidades dos diversos tipos de escolas e dos diversos tipos de ofertas educativas que envolvem processos de gestão de alunos diferenciados, bem como as necessidades individuais de cada escola que exerce práticas de autonomia específicas que importa serem possibilitadas pelo sistema central. Também a fase que antecedeu o processo de desenvolvimento foi mais longa do O Escola 360 tem beneficiado de metodologias participativas, como o design thinking, permitindo o envolvimento de utilizadores na fase de desenho de processos, testes e usabilidade
