a economia em portugal 2017 digital 2.1 Outsourcing e Nearshoring 122 Em parceria com a SIBS Processos, o Grupo ORSAN procurou, em 2016, otimizar o processo de gestão documental da cobrança de cheques devolvidos Foi nesta vertente que, em parceria com a SIBS Processos, o Grupo ORSan procurou, em 2016, otimizar o processo de gestão documental da cobrança de cheques devolvidos. Este desafio consistia em transformar o processo existente, otimizando-o através da automatização das atividades e do outsourcing das atividades de back-office para a SIBS Processos. A solução preconizada consiste na desmaterialização descentralizada da documentação, tratamento e integração sistémica de informação obrigatória, baseada em plataformas sob a gestão da SIBS Processos. Neste contexto, cabe ao Grupo ORSan a captura e envio para os sistemas da SIBS Processos das imagens dos documentos de cada processo, bem como o arquivo físico dos mesmos, durante os períodos legais requeridos, passando a ser ónus da SIBS Processos a extração de dados, aplicação das regras de validação de negócio e disponibilização do resultado de tratamento para integração com os sistemas da ORSAN. Objetivos Atualmente, o serviço prestado pelo Grupo ORSan aos seus clientes encontra-se orientado para cobrança de cheques que, após o processo de compensação, foram devolvidos por motivos claramente identificados e tipificados nas normas legais instituídas. Este processo permite aos seus clientes gerir, com maior facilidade, as suas necessidades de tesouraria. Executado maioritariamente de forma manual, este serviço visava a entrega, recolha e validação de requisitos de todos os documentos obrigatórios (lista de cheques, cheques e respetivos talões de devolução) por um operador no momento da sua entrega e posterior inserção dos dados de cada documento nos diferentes sistemas de suporte, implicando muitas vezes dupla digitação. A otimização e transformação do processo vigente, baseou-se na implementação de uma solução que permitisse a captura descentralizada da totalidade dos documentos, entregues em território chileno, com recolha de campos de informação base, e a consequente recolha de campos de informação adicionais e validação de requisitos emPortugal. Mediante a implementação desta solução, suportada na desmaterialização de imagens, mecanismos de reconhecimento automático e integração automática de informação, a SIBS Processos disponibiliza um serviço que assegura o processamento da informação e integração nos sistemas da ORSan, bem como o arquivo ótico das imagens desmaterializadas, de forma mais otimizada. Resultados A implementação da solução preconizada conferiu ao Grupo ORSan um conjunto de oportunidades que lhe permitem otimizar o serviço prestado junto dos seus clientes, através de: Maior abrangência geográfica do serviço: Através da solução de captura descentralizada de imagens, é possível alargar geograficamente os pontos de entrega de processos pelos clientes, e em simultâneo, reduzir os custos inerentes ao transporte. Considerando a dimensão do país, e existindo apenas um ponto de entrega em Santiago do Chile, a implementação de uma solução descentralizada disponível em qualquer ponto do país, permite, sem custos adicionais, disponibilizar mais opções para a entrega. Complementarmente à eliminação das distâncias territoriais, reduzem-se simultaneamente os tempos de entrega dos processos para tratamento, desde o cliente até às instalações do grupo. Melhoria do nível de serviço (SLA) contratado: Em complemento à redução dos tempos de entrega, a automatização do processo de tratamento
123 em portugal 2017 2.1 Outsourcing e Nearshoring a economia digital de cheques devolvidos, através das componentes de recolha de dados, validação de requisitos e integração de informação nos diferentes sistemas do Grupo ORSan, contribuiu para uma redução do tempo médio de tratamento de cada processo sendo possível concluir todo o processo de forma mais célere e com menos impacto junto dos clientes. Automatização de processos de trabalho: O tratamento dos processos no modelo vigente requeria um elevado nível de intervenção manual em todas as etapas da sua execução. Se por um lado era necessário efetuar a recolha de informação no momento de entrega da documentação pelo cliente, e validação de requisitos pelos colaboradores, por outro era, também, necessário assegurar a inserção manual dos dados nos diferentes sistemas da OR- San, implicando por vezes a inserção da mesma informação em sistemas distintos sem qualquer integração automática. Com a automatização destas atividades, tornou-se exequível a redução dos níveis de intervenção manual e, consequentemente, dos custos operacionais decorrentes destas atividades, e redução do número de erros. Uniformização de regras e requisitos de negócio: A automatização da componente de validação de requisitos permitiu assegurar a sistematização e priorização das regras de negócio, inerentes à determinação de processos com e sem anomalia, assegurando que as mesmas se aplicam de forma uniforme para todo e qualquer processo. Foi inclusive possível, a criação de novos requisitos para assegurar maior nível de coerência dos processos tratados. Arquivo ótico centralizado de imagens: O arquivo ótico das imagens possibilita à ORSAN a criação de um repositório centralizado e a indexação das imagens de todos os documentos de um processo, podendo estas ser integradas nos diferentes sistemas e consultadas em qualquer momento. No modelo anterior, apenas eram consideradas as imagens dos cheques Através da solução de captura descentralizada de imagens é possível alargar geograficamente os pontos de entrega de processos pelos clientes e reduzir custos de transporte
